Administratie
De XAF-auditfile: wat het is en hoe je hem exporteert
Een XAF-auditfile is één bestand met je hele financiële administratie van een boekjaar: je rekeningschema, klanten en leveranciers, btw-codes, beginbalans en alle boekingen. Het is een open Nederlandse standaard, zodat je accountant of de Belastingdienst je administratie in hun eigen software kan inlezen. Je exporteert hem met één klik uit je boekhoudpakket.
Gepubliceerd · 4 min lezen · Bizzcounter
Wat is een auditfile?
Een auditfile is een computerbestand met de gegevens uit je administratie die nodig zijn voor een controle. De Belastingdienst heeft het formaat ontwikkeld, zodat ondernemers niet zelf stapels overzichten hoeven te maken als iemand hun boeken wil zien.
Er zijn verschillende soorten auditfiles, bijvoorbeeld voor de salarisadministratie of voor kassasystemen. Deze uitleg gaat over de Auditfile Financieel, die je boekhouding bevat. Het bestand heeft de extensie .xaf en is opgebouwd in XML. Daarom heet hij vaak “XAF-auditfile” of “XML Auditfile Financieel”.
De meestgebruikte versie is 3.2.
Wat staat er in een XAF-auditfile?
| Onderdeel | Wat het is |
|---|---|
| Bedrijfsgegevens | Naam en gegevens van de administratie |
| Rekeningschema | Al je grootboekrekeningen |
| Relaties | Je klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren) |
| Btw-codes | De tarieven en codes die je gebruikt |
| Beginbalans | De saldi aan het begin van het boekjaar |
| Journaalposten | Alle boekingen van het boekjaar, per dagboek en per boeking |
Bonnetjes, pdf-facturen en andere bijlagen zitten er niet in. Het gaat om de boekingen, niet om de bewijsstukken. Die bewaar je apart, zie de bewaarplicht voor bonnetjes en facturen.
Wanneer heb je een auditfile nodig?
- Je accountant maakt je jaarrekening of aangifte. Met de auditfile leest hij je hele boekhouding in zijn eigen software in, zonder losse exports.
- De Belastingdienst doet een boekenonderzoek. Dan kunnen ze om een auditfile vragen, zodat ze je administratie snel kunnen analyseren.
- Je stapt over naar een ander boekhoudpakket of een ander kantoor. Met een auditfile neem je je historie mee, of bewaar je hem als archief.
- Je wilt een eigen archief. Een auditfile per afgesloten jaar is een handige, compacte back-up van je boekingen.
Hoe exporteer je een auditfile?
In bijna elk Nederlands boekhoudpakket staat de auditfile als menukeuze bij de exports of rapportages. Het gaat meestal zo:
- Ga naar het onderdeel Exports of Rapportages.
- Kies Auditfile of XAF.
- Kies het boekjaar.
- Download het bestand en stuur het naar je accountant, bijvoorbeeld via een beveiligde uploadomgeving.
Controleer vooraf of het jaar compleet is geboekt: bank afgeletterd, inkoopfacturen verwerkt en memoriaalboekingen gedaan. Anders mist je accountant boekingen.
Auditfile met één klik? In Bizzcounter download je de XAF-auditfile en alle Excel-exports vanaf één pagina.
Bekijk rapporten en export voor je accountant
Waar let je op voordat je hem verstuurt?
- Het jaar is compleet. Een auditfile is een momentopname. Boek je daarna nog iets, dan moet je een nieuwe maken.
- Het rekeningschema klopt. Afwijkende of dubbele rekeningen maken het inlezen lastiger.
- Het juiste bestand per vestiging of administratie. Heb je meerdere administraties, dan maak je per administratie een auditfile.
- Veilig versturen. Een auditfile bevat je hele administratie, inclusief namen van klanten. Stuur hem niet onbeveiligd rond.
Wat is het verschil met een Excel-export?
Een Excel-export is handig om zelf naar je cijfers te kijken of om één onderdeel te delen, zoals je openstaande facturen. Een auditfile is bedoeld om de hele boekhouding in één keer in andere software in te lezen. Accountants werken daarom liever met een auditfile.
En het verschil met een UBL-factuur? Die bevat één factuur voor je klant. Een auditfile bevat je hele boekhouding voor je accountant.
Hoe werkt het in Bizzcounter?
In Bizzcounter Boekhouding Compleet ga je naar Rapporten → Exports en kies je XAF-auditfile (jaar). Bizzcounter maakt een auditfile met je rekeningschema, klanten en leveranciers, btw-codes, de beginbalans en alle journaalposten van het lopende boekjaar. Heb je meerdere vestigingen, dan maak je hem per vestiging. Op dezelfde pagina vind je ook Excel-exports van je facturen, inkoopfacturen, klanten, openstaande posten, journaal, grootboek en btw-aangifte.
Werkt je boekhouder of administratiekantoor zelf ook in Bizzcounter, dan hoef je vaak niets te versturen: hij kijkt mee in dezelfde administratie. Meer daarover op de pagina voor administratiekantoren.
Verder lezen: bonnetjes bewaren: hoe lang en in welke vorm? · wat is een UBL-factuur?
Bronnen
- Belastingdienst, Auditfile verlicht administratieve lasten voor ondernemers: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/aangifte_betalen_en_toezicht/toezicht/handhaving_en_controle/auditfile-verlicht-administratieve-lasten-voor-ondernemers
- Belastingdienst ODB, Informatie Auditfiles: https://odb.belastingdienst.nl/auditfiles/informatie-auditfiles/
- Belastingdienst ODB, Auditfile Financieel (XAF) v 3.2.2: https://odb.belastingdienst.nl/auditfiles/auditfile-financieel-xaf-v-3-2-2/
- Belastingdienst, Wat gebeurt er als u bezoek krijgt van de Belastingdienst?: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/aangifte_betalen_en_toezicht/toezicht/handhaving_en_controle/bezoek_belastingdienst/wat_gebeurt_er_als_u_bezoek_krijgt_van_de_belastingdienst