Naar de inhoud

Factureren en betalingen

Betalingsherinnering of aanmaning sturen: termijnen en voorbeeldtekst

Een betalingsherinnering stuur je een paar dagen nadat de betaaltermijn van je factuur is verlopen. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning met een nieuwe, laatste termijn. Is je klant een particulier, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met 14 dagen de tijd, voordat je incassokosten mag rekenen.

Gepubliceerd · 4 min lezen · Bizzcounter

Titelkaart: Betalingsherinnering of aanmaning sturen: termijnen en voorbeeldtekst

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk seintje. Je gaat ervan uit dat je klant het vergeten is. Er staan geen dreigementen in en geen extra kosten.

Een aanmaning is formeler. Je noemt de factuur, eerdere herinneringen en eventuele telefoongesprekken. Je geeft een laatste termijn en je zegt wat er gebeurt als er dan niet betaald is, zoals incassokosten of het inschakelen van een incassobureau.

De gebruikelijke volgorde:

  1. Factuur met betaaltermijn
  2. Eventueel een telefoontje
  3. Betalingsherinnering, een paar dagen na de vervaldatum
  4. Aanmaning met een laatste termijn van 14 dagen
  5. Incassokosten, betalingsregeling of incassobureau

Welke betaaltermijn geldt?

Die spreek je zelf af met je klant, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden. Voor zakelijke klanten gelden wettelijke grenzen:

Welke betaaltermijn geldt?
Situatie Termijn
Zakelijke klant, niets afgesproken 30 dagen
Zakelijke klant, maximaal af te spreken 60 dagen, tenzij anders en niet onredelijk vastgelegd
Groot bedrijf dat een mkb-bedrijf betaalt Maximaal 30 dagen
Overheid 30 dagen na ontvangst van de factuur
Particuliere klant Geen wettelijke termijn; spreek een redelijke termijn af

Een groot bedrijf is volgens Ondernemersplein een bedrijf met 250 of meer werknemers, of meer dan € 50 miljoen omzet, of een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen.

Wanneer stuur je de herinnering en de aanmaning?

Daar zijn geen wettelijke regels voor. In de praktijk:

  • Herinnering: een paar dagen na de vervaldatum. Dan is de kans groot dat de factuur gewoon over het hoofd is gezien.
  • Tweede herinnering: ongeveer twee weken na de vervaldatum, iets zakelijker van toon.
  • Aanmaning: als ook dat niets oplevert. Geef 14 dagen de tijd.

Blijf beleefd. Veel late betalingen hebben een onschuldige reden, en je wilt de klant meestal houden.

Nooit meer zelf herinneringen sturen? In Bizzcounter zet je een automatische reeks aan: herinnering 1, herinnering 2 en de aanmaning gaan vanzelf de deur uit op de dagen die jij instelt. Is er betaald, dan stopt de reeks.

Bekijk automatische betalingsherinneringen

Wat moet er in een aanmaning staan?

Volgens Ondernemersplein staan in een aanmaning:

  • een verwijzing naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering
  • een betalingstermijn van 14 dagen
  • de mededeling dat je incassokosten rekent en juridische stappen neemt als er niet betaald wordt

Wat is de 14-dagenbrief?

Is je klant een particulier, dan mag je pas incassokosten rekenen als je eerst een kosteloze aanmaning hebt gestuurd. Die heet de 14-dagenbrief. Daarin:

  • geef je de klant 14 dagen om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de brief
  • noem je het bedrag aan incassokosten dat je rekent als hij dan niet betaalt

Je mag in deze brief zelf nog geen kosten rekenen.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

Bij particulieren zijn de incassokosten wettelijk vastgelegd in een staffel:

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
Over het deel van de hoofdsom Percentage
tot € 2.500 15 % (minimaal € 40)
de volgende € 2.500 10 %
de volgende € 5.000 5 %
de volgende € 190.000 1 %
daarboven 0,5 % (maximaal € 6.775 in totaal)

Voorbeeld: bij een openstaande factuur van € 300 is 15 % € 45. Dat is meer dan € 40, dus je mag € 45 rekenen.

Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid. Je mag de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen. Een kosteloze aanmaning is niet verplicht. De wet noemt voor handelsovereenkomsten een vaste vergoeding van € 40 voor incassokosten. Daarnaast kun je wettelijke handelsrente rekenen.

Voorbeeldtekst: betalingsherinnering

Onderwerp: Herinnering factuur [nummer]

Beste [naam],

Op [factuurdatum] stuurde ik je factuur [nummer] van € [bedrag]. De betaaltermijn is op [vervaldatum] verlopen en ik heb de betaling nog niet ontvangen. Misschien is de factuur je ontschoten.

Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]? Heb je al betaald, dan kun je deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Voorbeeldtekst: aanmaning aan een particulier (14-dagenbrief)

Onderwerp: Aanmaning factuur [nummer]

Beste [naam],

Op [factuurdatum] stuurde ik je factuur [nummer] van € [bedrag] voor [omschrijving levering]. Op [datum] stuurde ik je een herinnering. Tot nu toe heb ik de betaling niet ontvangen.

Ik vraag je het bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken naar [IBAN], onder vermelding van [factuurnummer]. Aan deze aanmaning zijn geen kosten verbonden.

Betaal je niet binnen deze termijn, dan breng ik € [incassokosten volgens staffel] aan incassokosten in rekening en kan ik verdere stappen nemen.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Hoe voorkom je dat je achter je geld aan moet?

  • Zet een duidelijke betaaltermijn op elke factuur.
  • Maak betalen makkelijk, bijvoorbeeld met een iDEAL-betaallink of QR-code op de factuur.
  • Stuur herinneringen op vaste momenten, zodat je het niet vergeet of uitstelt.
  • Houd je bank bij, zodat je geen herinnering stuurt naar iemand die al betaald heeft.

Verder lezen: btw-aangifte doen: stap voor stap · Tip: met een factuur met iDEAL-betaallink betalen klanten vaak sneller.

Bronnen

Lees ook

Alle artikelen

Minder uitzoeken, meer ondernemen

Bizzcounter zet je facturen, btw en bank voor je klaar. Probeer het 14 dagen gratis.

Start 14 dagen gratis
  • Geen creditcard
  • Maandelijks opzegbaar